Peppol Facturatie: Hoe je jouw logistieke administratie volledig automatiseert

Als logistiek manager of ondernemer met een actieve webshop herken je het probleem waarschijnlijk wel: de dagelijkse stroom aan inkomende facturen voor verpakkingsmaterialen en transport. Facturen raken zoek in overvolle mailboxen, er worden handmatige typefouten gemaakt bij het inboeken en het kost simpelweg te veel kostbare tijd die je liever besteedt aan het optimaliseren van je warehouse. Bij VerpakkingenXL begrijpen we dat efficiëntie verder gaat dan alleen het inpakproces. Daarom ondersteunen wij het Peppol-netwerk.

Wat is Peppol precies?

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is geen softwarepakket, maar een beveiligd internationaal netwerk dat fungeert als een soort 'super-snelweg' voor zakelijke documenten. Het is ontworpen om veilige, automatische uitwisseling van elektronische facturen (e-facturen) mogelijk te maken tussen verschillende administratiesystemen.

In plaats van een PDF-factuur die je handmatig moet downloaden en uploaden, zorgt Peppol ervoor dat de data van VerpakkingenXL direct 'praat' met jouw boekhoudsysteem. Jouw systeem herkent direct wat de kosten zijn, de BTW-bedragen en de vervaldatum.

De voordelen voor logistieke bedrijven

Waarom stappen steeds meer bedrijven over op dit systeem? De voordelen op het gebied van snelheid en veiligheid zijn aanzienlijk:

• Geen menselijke fouten: Doordat de factuurgegevens rechtstreeks in je systeem worden geschoten, behoren typefouten bij bedragen of factuurnummers tot het verleden.
• Maximale beveiliging tegen fraude: Het netwerk is zwaar beveiligd. Factuurfraude via 'spookfacturen' per e-mail is onmogelijk, omdat alleen gevalideerde verzenders toegang hebben tot het netwerk.
• Snellere verwerking: Je boekhouding is direct up-to-date. Hierdoor heb je real-time inzicht in je uitgaven aan verpakkingsmaterialen.
• Wettelijke standaarden: Voor leveringen aan de overheid is Peppol in veel gevallen al verplicht. Door het nu te implementeren, ben je klaar voor toekomstige regelgeving in de B2B-sector.

Traditionele facturatie versus Peppol

Hoe begin je met Peppol bij VerpakkingenXL?

Het koppelen van jouw logistieke inkoop aan het Peppol-netwerk is zeer eenvoudig. Volg deze drie stappen:

1. Zakelijk account: Log in op jouw zakelijke account bij VerpakkingenXL of maak een nieuw account aan.
2. Peppol-ID invoeren: Voer in je accountomgeving jouw unieke Peppol-ID in. Dit is meestal je KvK-nummer, BTW-nummer of OIN-nummer.
3. Bestellen: Plaats je bestelling voor bijvoorbeeld dozen, tape of folie. De factuur wordt automatisch en beveiligd naar je administratie verzonden.